Administração do tempo em tempos de gestão bombeiro

Uma amiga postou no Facebook a seguinte frase extraída de um livro que está lendo: "O maior perigo que você corre é deixar as coisas urgentes impedir as importantes de acontecer." Profundo, né ?

A gente estuda administração do tempo desde os tempos da faculdade, entra no mundo corporativo e sempre ouve e fala em administrar o tempo, mas muitas vezes é muito discurso e pouca prática.

Mas por que as pessoas vivem mergulhadas em urgências ? Por que vivem apagando incêndios ?

A resposta correta certamente eu não tenho, não é a toa que vivo procurando formas de escapar dessa armadilha, mas tenho alguns insights.

1) Saiba o que é realmente importante.

Entender o que é importante é um passo fundamental para prevenir urgências. Muitas urgências nascem de coisas importantes que não foram feitas no tempo certo. Vai fazer uma exposição importante ? Comece a se preparar com antecedência. Assim, se faltar algum dado que você só observou na hora de testar a apresentação, você tem tempo para complementar, sem estresse. Você fez seu check up anual ?  Incluiu uma atividade física na sua vida ? Meio caminho andado para evitar uma urgência de saúde. Li num livro de apenas 23% das urgências não têm qualquer tipo de previsibilidade, como um acidente, uma demanda de clientes, problemas de saúde, etc.

2) Domine seu ego.

Imagina a cena de um executivo bem sucedido, que o telefone não pára de tocar, que a agenda está lotada, que vive cheio de urgências para resolver, demandado o tempo todo. Nossa! Que profissional importante! Pois é isso que muitos profissionais pensam e acabam negligenciando no planejamento porque resolver urgências é bom. Te faz sentir e parecer importante. E cá entre nós, a adrenalina de resolver uma situação na pressão também é ótima! Assim, sem perceber, você cria essa autoconfiança de que, no final, vai resolver a partida. E deixar para os 45 minutos do segundo tempo se torna um hábito. Mas você precisa ter em mente que se resolver urgências causa uma boa impressão para cima ("pode dar uma crise para o cara que ele resolve"), por outro lado, é desastroso para baixo ("se tivesse sido planejado, a gente não teria que virar a noite e trabalhar o fim de semana"). Tudo bem, existem urgências que não é você que causa, você recebe. Para essas, não há solução, que não matar no peito e correr para fazer o gol. Mas há outras que você pode evitar. Esse é o ponto.

3) Lembre do efeito escada e efeito dominó.

Todo mundo é peça de uma engrenagem maior, independente da posição que ocupa. É importante ter isso em mente no gerenciamento de demandas. Se você vacila em concretizar tarefas, certamente impactará quem está acima, necessitando desse job concluído para tomar alguma decisão ou desdobrar outras demandas (efeito escada), assim como, também poderá impactar a rotina de outras pessoas, que terão que cuidar das tarefas desdobradas em menor tempo, nem sempre o ideal para uma avaliação mais precisa e o tratamento adequado da demanda (efeito dominó). O efeito em cadeia pode ser desastroso. A maneira como gerencia suas demandas é uma das formas de evidenciar o seu comprometimento com a organização.

4) O dia chega.

Sabe aquela atividade chata que você vai ter que fazer ? Aquele relatório enoooorme que tem que ler para fazer a apresentação ou elaborar um parecer sobre um negócio ? Não adianta ir deixando para amanhã: o dia chega! Então, faça um esforço para não procrastinar. A procrastinação só vai tornar esse job mais penoso, porque o que você poderia fazer aos poucos, vai precisar fazer de uma tacada só e com os telefonemas, e-mails, reuniões e demais demandas do dia para resolver. Não procrastinar é a receita para poupar o estresse.

5) Sua vida é uma só.

Você não é somente um profissional nem somente um ser social. Você é as duas coisas, juntas e misturadas. Muitas vezes, o seu planejamento fica apenas na esfera profissional. Quando você vê, aquela reunião de um negócio ultra importante foi marcada no dia da apresentação de balé da sua filha ou da final do torneio de futebol do seu filho. É claro que o mundo corporativo impõe sacrifícios, muitas vezes você não é dona da agenda e vai, sim, perder uma programação importante dessas. Não se pode ter tudo. Porém, não será por negligencia sua. Se a viagem foi agendada por você, pode perfeitamente ser marcada para o dia seguinte ou antecipada, ou você pode encarar um voo madrugadão para não perder esse momento. Mas para isso você tem que ter o controle de todos os seus compromissos, para já vislumbrar essas situações quando estiver agendando. Do mesmo modo, levar trabalho pra casa no fim de semana muitas vezes é necessário, mas tem que garantir que seja realmente por necessidade, não por ineficiência. Senão, momentos importantes da sua vida poderão ser perdidos.

Bem, como disse, são apenas insights. Tenho pensado muito nisso, para melhorar a minha própria qualidade de vida. A gente se acostuma a viver correndo, apagando incêndios, mal dando conta da agenda, com a sensação de estar sempre devendo. Mas a pesquisa indica que somente 23% das urgências são de fato imprevisíveis. Então, vamos (nos) provocar essa reflexão. Ser bombeiro de urgências é bom, mas quando isso deixa de ser exceção para virar a regra, algo pode estar errado.